Spotkania firmowe – czy są potrzebne?

Nawiązuj i monetyzuj kontakty
Lipiec 25, 2019
Na NSC z innego miasta? Skorzystaj ze zniżek na nocleg
Sierpień 19, 2019

Spotkania firmowe – czy są potrzebne?

Przed startem produkcji nowego modelu Tesli, Elon Musk wysłał do swoich pracowników zwięzłego maila, w którym opisał, że oczekuje od wszystkich wytężonego wysiłku i pracy przy produkcji 24h na dobę 7 dni w tygodniu. Zdając sobie sprawę, jak wiele oczekuje od zespołu, przekazał kilka rad na temat produktywności. Pierwsze z nich brzmiały następująco:
„Spotkania z wieloma osobami to zaraza dużych firm, czas mija, a one robią się coraz gorsze. Proszę, wyeliminujcie je wszystkie, jeśli nie jesteście pewni, że dostarczają wartości wszystkim uczestnikom, a jeżeli dostarczają, niech będą bardzo krótkie”.
„Zrezygnujcie z częstych spotkań, chyba że musicie zająć się ekstremalnie pilną sprawą. Gdy już zostanie ona rozwiązana, spotkania powinny być organizowane znacznie rzadziej”.

Kto jak kto, ale Elon Musk – CEO Tesli i SpaceX oraz twórca firmy The Boring Company o produktywności może powiedzieć wiele. Jak jednak te zasady przełożyć na nasze realia? Jak zoptymalizować spotkania, aby były bardziej efektywne?
Zapraszamy do lektury artykułu Piotra – Managera z Głową, Patrona Medialnego National Sales Congress:
Ludzie i jakość komunikacji pomiędzy nimi mają decydujący wpływ na to jak funkcjonuje firma wewnątrz, a to przenosi się na relacje pomiędzy klientem, a firmą. Im większa firma, tym więcej spotkań. Spotkania projektowe, „burze mózgów”, rozmowy indywidualne, różnego rodzaju podsumowania, narady zarządów czy w końcu codzienne odprawy.
Są potrzebne, a nawet konieczne. Słyszę jednak bardzo często, że jest ich zbyt wiele, zajmują mnóstwo czasu, a ich mnogość sprawia, że tracą na wartości.

 

Co zrobić, żeby były efektywne?

 

  • 1) Konieczny jest jasno określony cel i plan spotkania.
Przed spotkaniem należy przygotować listę tematów, które mają zostać podjęte. Warto już na początku określić jaki efekt chcemy uzyskać w momencie zakończenia spotkania tj. podjęte decyzje, rozdzielenie zadań, zebranie wniosków wynikających z podjętej dyskusji etc.
Można również określić blok czasowy na problemy, które zgłaszane są przez uczestników spotkania, ale jeśli ma to być większe spotkanie to efektywniej jest jeśli uczestnicy przed spotkaniem poinformują o tym organizatora spotkania.

 

  • 2) Uczestnicy spotkania – czy zawsze więcej znaczy lepiej?
W wielu miejscach istnieje tendencja do dopraszania pracowników na tzw. „wszelki wypadek”, bo „może się przydadzą”. To powoduje, że tematy, które są podejmowane mogą nie być w kręgu ich zainteresowań, a podejmowane decyzje są zupełnie poza ich kompetencjami i poziomem decyzyjności. Co gorsza najpierw zaprasza się takie osoby, a później nikt nie jest zainteresowany tym, żeby ich posłuchać i dopuścić do głosu. Cóż im zostaje? Siedzieć, nudzić się i marnować swój czas.
Zawsze należy określić konkretną grupę zaproszoną na spotkanie i odpowiedzieć sobie dlaczego kogoś zapraszamy i jakie mamy oczekiwania względem tej osoby tzn. co może wnieść w nasze spotkanie lub czy są inne powody, dla których ważna będzie jej obecność.

 

  • 3) Czas trwania spotkania.
Ten punkt funduje nam powrót do planu spotkania (patrz pkt 1). Jeśli już mamy plan to należy go przestrzegać i zwrócić uwagę na to czy trzymamy się jego założeń. W innym wypadku mnogość dygresji i tematów sprawią, że spotkanie będzie kolejnym, które nic nie wnosi.
Punktualność! Prawdopodobnie czytając te słowa myślisz sobie „skąd ja to znam?” 🙂 Rzadko kiedy zdarza się, żeby spotkania rozpoczynały się o czasie, a raczej standardem są „kwadranse studenckie”. Każda kolejna osoba, która przychodzi po ustalonym czasie rozbija spotkanie i rozprasza uczestników.
Widziałem już różne sposoby radzenia sobie z tym problemem np. osoba, która się spóźnia, na koniec spotkania wygłasza jego podsumowanie (patrz pkt 5).
Pozostałe punkty tj. 4) Osoba prowadząca, 5) Podsumowanie podejmowanych tematów, wyznaczenie działań, osób odpowiedzialnych i 6) Osoba notująca, szczegółowo są opisane w artykule Piotra pod tym linkiem: www.managerzglowa.pl
//]]>