Faktury ustrukturyzowane za niedługi czas staną się obowiązkowe. Warto więc już teraz przygotować się do nadchodzących zmian. Sprawdź, czym są e-Faktury, co powinny zawierać tego rodzaju dokumenty i jakie narzędzia mogą okazać się przydatne w ich wystawianiu.
Czym są faktury ustrukturyzowane?
Zgodnie z informacjami przekazanymi przez Krajowy System e-Faktur, pod pojęciem faktury ustrukturyzowanej należy rozumieć faktury elektroniczne, zapisane w ustrukturyzowanym formacie XLM. Ten standardowy format danych pozwala na łatwe i jednolite odczytywanie treści dokumentu przez systemy komputerowe. Jednocześnie określna on informacje, które mają znaleźć się na fakturze. Zgodnie z przepisami prawa, faktury ustrukturyzowane mają być wystawiane za pośrednictwem systemu KSeF, który automatycznie przydzielać im będzie indywidualny numer identyfikacyjny.
Faktury ustrukturyzowane – od kiedy będą obowiązywać?
Wystawianie e-Faktur stanie się obligatoryjne od 1 lipca 2024 roku. Faktury ustrukturyzowane pod względem zawartości co do zasady nie będą różnić się od obecnie obowiązujących faktur tradycyjnych określonych ustawą o VAT. Wzór dokumentu został przygotowany i udostępniony przez Ministerstwo Finansów. Warto zauważyć, że poza elementami obowiązkowymi, na fakturze mogą znaleźć się również dane nieobligatoryjne.
Wystawanie e-Faktur
Wprowadzenie e-Faktur ma na celu m.in. zastąpienie faktur papierowych standardem rządowym. Jak będzie zatem przebiegał proces wystawiania faktur ustrukturyzowanych? Z założenia ma on odbywać się poprzez oprogramowanie kadrowo-płacowe firmy zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur, w którym faktura zostanie zarejestrowana i otrzyma numer identyfikacyjny. Na rynku już dostępne są narzędzia, które mogą okazać się do tego niezwykle pomocne i są w stanie przyspieszyć cały proces.
System eFaktura Lite + KSeF
Usprawnienie procesu wystawiania e-Faktur możliwe jest chociażby poprzez zastosowanie odpowiednich systemów informatycznych. Jednym z narzędzi o rozbudowanej w tym zakresie funkcjonalności jest platforma eFaktura Lite + KSEF. Z jej pomocą można zarówno wystawiać faktury ustrukturyzowane, jak i je archiwizować, edytować, przesyłać do klientów i partnerów czy sprawdzać ich status. Inne dostępne na platformie funkcje umożliwiają ponadto:
-
wystawianie dokumentów, takich jak zamówienia, korekty, noty korygujące itp.,
-
zarządzanie ich przepływem,
-
przechowywanie wystawionych dokumentów w jednym miejscu,
-
gromadzenie informacji na temat kontrahentów i przechowywanie tych danych,
-
dostęp online do firmowej dokumentacji, również spoza biura,
-
szybszą realizację zamówień.
Platforma eFaktura Lite + KSeF i jej zalety
Automatyzacja procesów biznesowych opierająca się o wymianę dokumentów cyfrowych, możliwa poprzez wdrożenie platformy eFaktura Lite + KSEF, upraszcza procedurę wystawiania faktur ustrukturyzowanych, ale też usprawnia zarządzanie firmową dokumentacją, do której zyskujemy dostęp z poziomu jednej aplikacji. Do systemu możemy zalogować się w dowolnym miejscu i czasie, a dodatkowo, jeżeli zdecydujemy się połączyć go z ERP-ami, będziemy mogli cieszyć się z dodatkowych korzyści, płynących z kompleksowego planowania szeroko rozumianych zasobów.
Materiał zewnętrzny
