Odroczony termin płatności – kiedy się opłaca?

Koźmiński Executive Business School
19 grudnia 2018
8 motywatorów „IGREKA”, czyli jak rozebrano piramidę Maslowa
26 grudnia 2018

Odroczony termin płatności – kiedy się opłaca?

Pracując od 25 lat w rynku dystrybucyjnym, nauczyłem się czytać znaki mówiące o tym że w firmie dzieje się coś złego. A więc należy uważać z ewentualnym kredytowaniem takiego klienta. Rotacja pracowników, coraz mniej towaru na magazynie, problem z zapłaceniem małych kwot, płatności wpływające dopiero przed realizacją następnego zamówienia. Ale przyznam, że jedno z bankructw mnie zaskoczyło. Zbankrutowała firma mająca dużo towaru na magazynie, mająca stałą ekipę pracowników, nie sprzedająca swoich towarów do klientów wysokiego ryzyka. Jak się okazało, ten towar nie był towarem mojego klienta. Jeden z dostawców udostępnił mu towar w systemie „fakturowanie w dniu sprzedaży”. Ten system spowodował nadużycia, których nie dało się przewidzieć. Firma zbankrutowała kilka dni po remanencie przeprowadzonym przez tego dostawcę.
W każdym biznesie pojawiają się pytania z zakresu kredytowania swoich klientów odroczonym terminem płatności:
Jakich terminów udzielać?
Terminy płatności powinny być zależne od kilku czynników:
1. Struktura sieci dystrybucyjnej
Jeżeli sprzedajesz bezpośrednio do sklepów, które obsługują klienta detalicznego jesteś w stanie, niewielkim kosztem w stosunku do własnej marży, dostarczyć towar do każdego z dystrybutorów. Wtedy nie ma sensu dawać długich terminów płatności. Lepiej dostarczyć mało towaru, ale częściej. Wyjątkiem będą sytuacje gdzie chcesz mocniej zatowarować klienta, licząc że zaangażuje się w sprzedaż właśnie Twojego produktu. Należy tutaj jednak uważać, gdyż taki model dystrybucji sprowokuje wyprzedaże przed zbliżającym się terminem płatności, obniżające wartość Twojego produktu na rynku. Efekt będzie taki, że inni dystrybutorzy nie będą zainteresowani sprzedażą Twojego produktu, gdyż nie będą w stanie na nim zarabiać. Jeżeli sprzedajesz do redystrybutorów, czyli firm które zajmują się dystrybucją i logistyką na lokalnym rynku, praktyka pokazuje że będziesz musiał liczyć się z żądaniami jak najdłuższych terminów płatności, które umożliwią uruchamianie jak najmniejszych ilości środków własnych dystrybutora.
2. Sezonowość sprzedaży w stosunku do typu produkcji
Wyobraź sobie produkcję nawozów sprzedawanych przez 1 miesiąc w roku, która aby była opłacalna musi pracować przez okrągły rok. Jeżeli producent może swój produkt przechować we własnych magazynach to będzie możliwa sprzedaż ze stosunkowo krótkimi terminami płatności. Jeżeli jednak produkt jest przestrzenny nie będzie innego wyjścia jak zmagazynować go w sieci dystrybucyjnej, dając bardzo długie terminy płatności i budując model biznesowy tak aby dystrybutorom to blokowanie własnej przestrzeni magazynowej się opłaciło.
3. Zasady w danej branży
Jeżeli w branży są przyjęte terminy płatności 7 do 30 dni, w tych widełkach należy się poruszać. Warto pamiętać że klient w negocjacjach zawsze zażąda najdłuższego możliwego terminu. Spotkałem się z tym wielokrotnie i praktycznie za każdym razem kiedy proponowałem jednak na początek tę najkrótszą opcję, klienci zdrowi finansowo zawsze to akceptowali. Agresywne negocjacje terminów płatności prowadzili najczęściej biznesmeni mający problemy z płynnością finansową. Wyjątkiem są tutaj duże sieci handlowe wykorzystujące swoją pozycję rynkową.
4. Doświadczenie z danym dystrybutorem
Tworząc wielokrotnie sieci dystrybucji nauczyłem się tego, że pierwsi klienci który zgłaszają chęć współpracy, to ci których nie chce konkurencja. To właśnie klienci często z problemami finansowymi. Jeżeli nie znamy firmy zawsze najpierw warto sfinalizować kilka transakcji na przedpłacie. Jeżeli musimy dać odroczony termin, dajmy jak najkrótszy, aby należności się nie piramidowały. Pomocne może być tu oczywiście ustalenie limitu kupieckiego.
Jak ustalać limity kredytowe?
To zawsze powinno być zależne od pozycji finansowej danej firmy, a nie od jej obrotu na rynku. Obrót może być związany z niską marżą, która dodatkowo osłabia sytuację finansową naszego klienta. Inne czynniki które można wziąć pod uwagę to:
  1. Bilans finansowy
    Najlepiej pokazuje sytuację firmy. W przypadku osób fizycznych może być to PIT za ostatni rok. Tutaj jako podpowiedz, jak się zachować, niech będzie każda sytuacja w której chcesz wziąć kredyt w banku. Pomyśl ile dokumentów musisz dostarczyć. Co bank chce o Tobie wiedzieć zanim pożyczy Ci swoje pieniądze. Odroczony termin płatności to taki sam kredyt, którego Ty udzielasz swojemu klientowi.
  2. Zabezpieczenia jakie posiada klient
    Jeżeli klient prowadzi firmę od wielu lat, jest właścicielem nieruchomości lub posiada ruchomości o dużej wartości, oznacza to mniejsze ryzyko związane z zabezpieczeniem potencjalnych należności. Trzeba tylko pamiętać, że wszystko co widzimy może być w leasingu. W latach 90 zostałem zaproszony jako potencjalny dostawca, do wielkiej betoniarni w Ząbkach pod Warszawą. Około 10 hektarów placu, kilka węzłów betoniarskich, około 100 samochodów z logo firmy na placu. Poproszono mnie do Pani Prezes. Wszedłem do sekretariatu gdzie siedziała 20 letnia sekretarka … Tylko że w tym sekretariacie nie było następnych drzwi… Ta młodziutka osoba była Panią Prezes. Do tego okazała się jedynym udziałowcem. Było dla mnie jasne, że coś jest nie tak. Wykonałem kilka telefonów. Moje domysły okazały się jak najbardziej podstawne. Firma była bardzo słaba finansowo.
  3. Gotowość do zabezpieczenia transakcji
    Jeżeli klient oczekuje dużego limitu i długiego terminu płatności, pomocne może okazać się zażądanie weksla poręczonego prywatnie w przypadku podmiotów prawnych lub cesji na nieruchomości posiadanej przez klienta. Oczywiście należy tu zachować pewien umiar i świadomość proporcji. Jeżeli jednak mówimy o dużych kwotach, które mogą pogrążyć Twoją firmę i znacznie przewyższają środki dostępne przez klienta, takie żądania nie są czymś nietaktownym. I tu ponownie kłania się praktyka, która mówi, że w takich sytuacjach opór stawiają tylko Ci klienci, którzy mają nie do końca czyste intencje. Uczciwi biznesmeni, rozumiejąc sytuację, godzą się na tak nietypowe zabezpieczenia.
Najczęstsze błędy, przy udzielaniu odroczonego terminu.
  1. Założenie, że jeśli klient zapłacił nam 5 razy, to za szóstym też zapłaci. Niestety znam wiele sytuacji wyłudzeń właśnie w taki sposób. Kilka transakcji na małe kwoty, idealnie zapłacone w terminie. Pojawia się zamówienie na dużą kwotę. Ktoś sprawdza tylko historię transakcji, nie sprawdzając klienta. … I ta duża transakcja, niestety …
  2. Pojawia się kierowca z firmy której nie znamy, albo kilka razy coś wzięła, ale za gotówkę. Jest zamówienie, ale nie ma przedpłaty. Kierowca nie ma pieniędzy, ale negocjuje. To klasyczny trik firm mających problemy z zakupem towaru na rynku.
  3. Niepotrzebna elastyczność w udzielaniu odroczonego terminu płatności. Każdy dystrybutor, nawet taki który ma nadpłynność finansową, będzie negocjował długi termin płatności.
  4. Dawanie towaru w systemie, towar producenta, na magazynie klienta, faktura sprzedażowa w dniu sprzedaży przez dystrybutora. (Patrz historia na początku artykułu). Ten system zawsze tworzy problemy natury organizacyjnej, logistycznej, prawnej, nie mówiąc już o reklamacjach związanych z uszkodzeniami towaru na magazynie klienta.
Czy warto dawać dodatkowe rabaty w zamian za przedpłatę lub skrócony termin płatności?
  1. Dużo zależy od wartości transakcji. Nie opłaca się dawać dodatkowych rabatów za skrócenie terminu płatności, jeżeli sprzedajesz z dużą marżą, a wartość transakcji jest niska. Aktualnie koszt zaciągnięcia kredytu w banku, w przypadku kiedy Ty sam będziesz musiał go uruchomić, aby móc udzielić takiego terminu płatności, jest na tyle tani, że skrócenie terminu płatności z 60 do 7 dni, to realny koszt poniżej 1%.
  2. Ważny jest własny bufor finansowy jaki posiadasz w obrocie. Ogólna zasada jest taka, że jeżeli opóźnienie w płatności tej konkretnej transakcji może negatywnie wpłynąć na Twoją sytuację finansową, warto zaproponować przedpłatę 100%, z mniejszą marżą, czyli na lepszych warunkach dla klienta lub zaproponować wzięcie prowizji od dostawcy. Czyli sprzedaje Twój dostawca, a Ty zadowalasz się małą prowizją, ale nie ryzykujesz utraty płynności finansowej.
  3. Pamiętaj że skrócony termin płatności nie chroni Cię przed ewentualnymi opóźnieniami. Tu przydatna może okazać się umowa bonusowa, rozliczana po terminowym uregulowaniu należności. W ten sposób, w przypadku dużych transakcji z niską marżą, zabezpieczysz się przed sytuacją, w której obniżasz cenę w zamian za krótki termin, a klient i tak spóźniając się generuje Ci koszty finansowe.
Ubezpieczać należności, czy nie?
Z matematycznego punktu widzenia ubezpieczenie transakcji się nie opłaca. Ubezpieczyciel policzy statystyczne upadłości, doliczy swoje koszty oraz marże, i tak skalkuluje opłaty za ubezpieczenie. Czyli teoretycznie jak masz pieniądze, nie opłaca się ubezpieczać. Jest jednak kilka elementów, które powodują, że warto przeanalizować ofertę ubezpieczyciela, który chroni Twoje salda kredytowe przyznane klientom.
  1. Ubezpieczyciele systematycznie sprawdzają rynek. Z reguły dużo wcześniej zorientują się, że coś jest nie tak w płynności finansowej u Twojego klienta, który dotychczas płacił w terminie.
  2. Pozyskanie dokumentów finansowych jest dużo łatwiejsze, w sytuacji kiedy prosi o nie ubezpieczyciel a nie Ty. Szczególnie jeżeli reprezentujesz mały podmiot, a Twoim klientem jest duża spółka.
  3. Łatwiej jest ustalać warunki finansowe z klientami, kiedy odnosimy się do limitu przyznanego przez ubezpieczyciela. Tu z reguły nikt nie dyskutuje.
Jak sztywno trzymać się ustalonych zasad?
Na pewno niezbędne jest trochę elastyczności. Znam sytuacje, gdzie księgowość dużego producenta, wstrzymała dostawę klientowi, który zawsze płacił w terminie, ponieważ miał niedopłatę w wysokości 50 zł. To jest przykład skrajny, jednak częstym problemem są limity kredytowe. Im klient kupuje więcej, tym ciaśniej się robi ze względu właśnie na wartość limitu. Oczywiście niezbędna jest ostrożność. Jednak podejście „pod linijkę” też się nie sprawdza.
Jak twardo podchodzić do windykacji zaległych należności?
Tu obowiązuje prosta zasada: bardzo kulturalnie, ale konsekwentnie. Jeżeli to jest Twój stały klient, który chce odebrać następny towar, pomimo zaległości na wcześniejszych fakturach lub chce znacząco powiększyć limit ustalony przez ubezpieczyciela lub przez Twój własny dział finansowy na podstawie jego bilansu, nie warto ryzykować. Ostatecznie lepiej nie sprzedać, niż potem windykować. Oczywiście decyzja nigdy nie jest prosta. Pod uwagę trzeba wziąć przeszłość, teraźniejszość i ewentualną przyszłość. Znam kilka sytuacji, kiedy firma którą reprezentowałem, pomogła finansowo swoim klientom w trudnej sytuacji, budując w ten sposób lojalność. Ale zdarzyły się też przypadki, kiedy ta „pomoc” nie dała oczekiwanych efektów i klient jednak zbankrutował. Tu nie można dać prostej, czarno-białej odpowiedzi. Na pewno trzeba rozmawiać. Praktyka pokazuje, że jeżeli klient się nie ukrywa, jest w stanie opisać jasno sytuację, ma sensowny plan naprawczy, warto pomóc. Jeżeli klientem jest osoba odrealniona lub jest utrudniony kontakt z dłużnikiem, pomoc nigdy nic dobrego nie przyniosła.
Kiedy iść do sądu?
Jeżeli klient jest nowy i nie mamy z nim doświadczenia, to jak najszybciej. Sygnałami które powinny zmobilizować nas do windykacji na ścieżce prawnej powinny być dwa najczęstsze. Czyli brak kontaktu, nie odbieranie telefonów, nie oddzwanianie oraz niewywiązywanie się ze zobowiązań. Czyli „tak tak jutro zapłacę”. Po drugim nie zrealizowanym „jutro”, klient powinien zostać grzecznie poinformowany, że wysyłamy sprawę do prawnika. Należy pamiętać że od pierwszego wezwania do wyroku sądowego mijają miesiące, a nawet lata. Jeżeli klient ma pieniądze to z reguły wezwanie od prawnika załatwia sprawę. Jeżeli mamy pecha, to im szybciej podejmiemy działania tym mamy większą szansę, że cokolwiek odzyskamy, albo przynajmniej szybciej wpiszemy straconą należność w koszta prowadzenia działalności.
Kiedy warto „odpuścić”?
Tu są dwie skrajne sytuacje.
Jeżeli klient sprzedaje dużo, czasem może się zdarzyć jakiś mały poślizg. Pamiętam jak tworzyłem pierwszą sieć sprzedaży. W czasach kiedy sprawdzenie klienta było trudniejsze niż dzisiaj, robiłem mały test. Jak rozmowa dochodziła do tematu płatności pytałem klienta czy jest dobrym płatnikiem, nie tyle zwracając uwagę co mi powie, ale bardziej jak zareaguje. Ludzie mający coś do ukrycia zawsze reagowali nieadekwatnie do sytuacji. Nerwowo. Ludzie, z którymi w przyszłości budowałem partnerstwo biznesowe, spokojnie udzielali rzeczowej odpowiedzi, która potrafiła wyglądać np. w następujący sposób.
– W sezonie płacimy w terminie, poza sezonem zdarzają się małe poślizgi.
Taka odpowiedź, pokazuje uczciwość i czyste intencje.
Drugim skrajnym przypadkiem gdzie trzeba trochę odpuścić, jest sytuacja kiedy jest źle. Ale firma jeszcze działa. Jak zablokujemy całkowicie konto klientowi, nie będzie miał wyjścia, pójdzie do konkurencji, kupując nawet za gotówkę. A przecież na każdej transakcji coś zarabiamy. Jeżeli możemy dogadać się z klientem, że przy każdym odbiorze, będzie wpłacał na stare należności minimum taką kwotę za jaką odbiera, a najlepiej dopłaci kilka procent więcej, to najczęściej taki stan warto utrzymywać. Nawet jeżeli klient zbankrutuje w przyszłości, zawsze coś zarobimy na transakcjach wykonanych w tym czasie. Oczywiście do tego również należy podchodzić indywidualnie. Takie podejście będzie uzasadnione w stosunku do firm handlowych, które z reguły bankrutują długo i powoli. W stosunku do firm usługowych, które potrafią zniknąć z rynku w ciągu tygodnia, to rozwiązanie się nie sprawdzi. Ważne jest też ile zarabiamy na swoich produktach lub usługach. Trzeba wziąć pod uwagę skuteczność ewentualnej windykacji oraz jej tempo.
Jak zdyscyplinować klientów do terminowego regulowania należności?
Tu sprawdzają się wszelkie gratyfikacje związane z terminowym regulowaniem należności. Uzależnienie od terminowości rozliczeń, wypłaty bonusa, uczestnictwa w programie lojalnościowym, skorzystania z jakichkolwiek dodatkowych profitów. Następnym narzędziem jest wystawianie i windykowanie not odsetkowych. W wielu branżach jest to praktyka uznawana za agresywną wobec klientów, jednak mądrze prowadzona daje oczekiwane efekty.
Dostosowanie
Oczywiście za każdym razem, należy mądrze rozpatrzyć każdą sprawę indywidualnie, analizując potencjalne korzyści i straty. Nie da się w tym temacie stworzyć sztywnego dekalogu, ale kilka przedstawionych zasad może pomóc w prowadzeniu biznesu z odroczonymi terminami płatności.
Artykuł autorstwa Tomasza Kalko: www.tomaszkalko.pl
//]]>