Jak skrócić termin płatności i poprawić DSO?

As Sprzedaży – Patronat medialny
Lipiec 16, 2018
Jak przełożyć strategię sprzedaży na działanie zespołu?
Sierpień 3, 2018

Jak skrócić termin płatności i poprawić DSO?

Termin płatności też jest rabatem
Jak skrócić termin płatności i poprawić DSO?

Termin płatności to jeden z istotniejszych tematów w działalności handlowej każdej firmy, gdyż rzutuje na jej kapitał obrotowy, a tym samym na płynność finansową przedsiębiorstwa. Jednym z kluczowych parametrów, który każdy przedsiębiorca śledzić powinien jest DSO (Days Sales Outstanding) czyli wskaźnik cyklu rotacji należności firmy, którą zarządza. Informuje on o sposobie finansowania sprzedaży na tzw. kredyt kupiecki, a dokładniej o tym, jak szybko firma zamienia należności na środki dostępne na rachunku bankowym.

Pracując zwłaszcza z dużymi podmiotami gospodarczymi jako dostawcy produktów lub usług, nierzadko zmuszani jesteśmy do akceptowania co najmniej kilkudziesięciodniowych terminów płatności, które zwłaszcza w przypadku mniejszych firm mogą mieć istotny wpływ na prowadzoną działalność a nawet wypłacalność, szczególnie jeśli nie są regulowane przez kontrahentów w terminie.

W proponowaniu bardzo długich terminów płatności swoim dostawcom lub usługodawcom przodują duże korporacje, wykorzystując do tego swój potencjał biznesowy, pozycję na rynku, prestiż lub inne atrybuty atrakcyjne dla potencjalnych partnerów handlowych. W tej dziedzinie prym wiodą przede wszystkim sieci handlowe oraz firmy z branży budowlanej, które od swoich dostawców wymagają nie tylko długich kredytów kupieckich, ale też narzucają swoje ogólne warunki współpracy.

Bywa, że podpisując kontrakt z dużym graczem dostawca decyduje się na współpracę na niższym dla niego zysku procentowym na rzecz masy marży. Jednak nie zawsze bierze pod uwagę czynniki, które mogą istotnie rzutować na realizowany przez niego profit, a nawet na wypłacalność jego firmy. Ma to miejsce w szczególności, gdy należności nie są regulowane w spodziewanym terminie. Co zatem zrobić by się zabezpieczyć?

Różnice w rozumieniu pojęć przez kontrahentów

Podczas negocjacji zazwyczaj ustala się ramowe warunki współpracy, takie jak wysokość rabatu, terminy dostaw czy termin płatności w dniach. Po tym etapie jesteśmy zazwyczaj zmęczeni i szczęśliwi, że dobiliśmy targu i zostało tylko podsumowanie ustaleń w formie pisemnej.

Jednak już na etapie rozmów handlowych warto zwrócić uwagę na to, jak obie strony definiują poszczególne pojęcia – takie jak chociażby termin zapłaty. My możemy przyjmować, iż uzgodniony termin płatności biegnie od dnia dostarczenia towaru lub potwierdzenia wykonania usługi i wystawienia za nią faktury, kontrahent natomiast może uważać, że termin płatności zaczyna bieg z dniem dostarczenia mu prawidłowo wystawionego dokumentu. Także rzeczy warto ustalić pomiędzy stronami na etapie negocjacji kredytu kupieckiego w dniach, gdyż ustaliwszy termin płatności o długości np. 30 dni, może się okazać w rzeczywistości, że będzie on wynosił o kilka dni więcej, jeśli fakturę wysyłamy tradycyjną pocztą. Tym samym nasze DSO się wydłuży.

Ogólne warunki współpracy – kiedy o nie poprosić?

Przed przystąpieniem do omówienia warunków handlowych warto poprosić naszego kontrahenta, zwłaszcza jeśli jest on dużym graczem na rynku, o przesłanie ogólnych warunków współpracy, o ile nawiązanie jej wymaga ich zaakceptowania. Duże firmy zazwyczaj mają swoje umowy i chcą bazować na standardowych zapisach, przygotowanych przez swoich prawników. Warto o tym pamiętać, tym bardziej, że wzory umów przesyłane są często dopiero po ustaleniu bazowych warunków, celem sfinalizowania ustaleń na piśmie. Rzadko się bowiem się zdarza, aby dostawca o nie prosił przed ich rozpoczęciem.

Często wynegocjowane warunki handlowe, takie jak rabat w procentach czy długość kredytu kupieckiego w dniach wpisuje się na załączniku, na którym znajduje się adnotacja, że załącznik ten jest integralną częścią całej umowy, która doprecyzowuje rozumienie poszczególnych elementów. I tak w umowie mogą znaleźć się zapisy, że kontrahent będzie zlecał przelew np. w pierwszy roboczy wtorek po upływie wskazanego na fakturze terminu płatności, lub też np. tylko w drugi i czwarty wtorek roboczy miesiąca, a my podpisując umowę wyrażamy na to zgodę. Duże korporacje zazwyczaj argumentują tego typu działania organizacją pracy działu księgowości, co oczywiście może być zgodne z prawdą, jednak jest to też świadomy sposób na wydłużanie terminów płatności.

Tego typu zapisy mogą wydłużyć nasze DSO nawet o kilkanaście dni. Powinniśmy więc mieć tego świadomość już na etapie rozpoczęcia rozmów. W sytuacji jeśli nie możemy pozwolić sobie na dłuższy termin płatności niż np. 60 dni, od początku negocjować kredyt kupiecki na poziomie np. 45 czy 50 dni, wiedząc, że uśredniony termin płatności i tak będzie dłuższy z uwagi na zapisy związane z organizacją pracy działu księgowości u klienta, które z kolei nie zawsze da się negocjować.

Umowa i jej realizacja przez zespół

Sieci handlowe bardzo często zawierają w umowach zapisy, które mogą bardzo negatywnie wpłynąć na naszą płynność finansową. Spotkałam się kiedyś z sytuacją, że jedna faktura na dostawę o bardzo dużej wartości zrealizowaną do magazynu centralnego nie została uregulowana przez dyskont. Osoba, która skontaktowała się z księgowością naszego kontrahenta po upływie jej terminu płatności, uzyskała informację, że dostawa owszem została przyjęta bez zastrzeżeń, ale wymagana faktura w formie papierowej nigdy do klienta nie dotarła. Jako, że zapis w umowie brzmiał, że termin płatności wynosi X dni od dnia DOSTARCZENIA prawidłowo wystawionej faktury, oznaczało to, że termin płatności za tę dostawę wydłużył się więcej niż dwukrotnie, gdyż od momentu jej wystawienia po raz kolejny i dostarczenia do klienta biegł od nowa.

Podobne sytuacje mogą mieć miejsce, jeśli w dostawie występują niezgodności np. cenowe lub ilościowe, o których dowiadujemy od odbiorcy towaru dopiero na kilka dni przed terminem zapadalności naszej faktury. Przy niefortunnych zapisach, które zaakceptowaliśmy, termin płatności może biec wtedy również od początku.

Warto zatem wprowadzać do kontraktów zapisy, że w przypadku uzasadnionej korekty faktury, będzie ona uregulowana niezwłocznie po otrzymaniu przez klienta korekty, a ewentualne niezgodności będą zgłaszane w terminie np. 7 dni od daty dostarczenia towaru lub usługi. Warto też rozważyć elektroniczne systemy przepływu faktur i danych o dostawach pomiędzy naszymi firmami, jeśli mamy takie techniczne możliwości. Dodatkowo, jeśli klient wymaga od nas faktury w formie papierowej, a termin płatności biegnie od dnia jej dostarczenia, fakturę wysyłamy kurierem lub pocztą za potwierdzeniem odbioru.

Oczywiście w każdej z opisanych sytuacji należy zasady wynegocjowanej współpracy z klientem omówić z osobami odpowiedzialnymi za realizację umowy w ramach naszej organizacji. Nawet duży i intratny deal wynegocjowany przez dział handlowy, może być dla firmy mało opłacalny, jeśli fakturzystka nie dopełni formalności i nie wyśle faktury w sposób potwierdzający jej otrzymanie przez klienta, a umowa tego wymaga. W takiej sytuacji możemy być zmuszeni przeznaczyć część planowanego zysku na finansowanie zewnętrzne, aby utrzymać płynność finansową firmy.

Jak skrócić termin płatności?

Zdarza się iż duże przedsiębiorstwa jednostronnie zmieniają warunki płatności zasłaniając się rzekomym niedopełnieniem przez nas warunków umowy, urlopami w dziale finansów lub po prostu obiecując jej uregulowanie w kolejnym tygodniu, wiedząc, że mniejsze firmy nie zaryzykują realizacji ważnego kontraktu zbyt natarczywie upominając się o swoje należności albo wystawiając odsetki za brak wpłaty.

Jeśli klient płaci nierzetelnie możemy próbować renegocjować termin płatności w oparciu o historię współpracy. W tym celu możemy przeliczyć dni kredytu kupieckiego, które chcemy obciąć, na rabat potransakcyjny rozliczany notą księgową, a rabat uzależnić np. od spełnienia przez kontrahenta określonych warunków dotyczących terminowego rozliczania należności, np. w kwartale. Tego typu zapisy warto proponować już na początku, gdy zaczynamy współpracę i negocjujemy warunki handlowe – np. gdy klient oczekuje określonej marży rzędu 30 %, uwarunkujmy jej część tego typu rabatem potransakcyjnym ( np. 25% na fakturze a różnica rozliczana post factum). Moja praktyka wskazuje, że dość łatwo wprowadzić do umowy tego typu uwarunkowania, gdyż nasz kontrahent zazwyczaj zapewnia nas podczas rozmów, że zamierza płacić, a brak akceptacji takiej propozycji by temu przeczył.

Każdy kij ma dwa końce

Każda firma jest zarówno sprzedawcą jak i odbiorcą towarów lub usług. Aby poprawić nasze własne wskaźniki finansowe, możemy wybrane zapisy wprowadzić także w stosunku do firm, które są naszymi dostawcami. Osobiście jednak uważam, że należy się przy tym kierować zdrowym rozsądkiem oraz etyką biznesową. Zapis, że bieg terminu płatności rozpoczyna się z dniem dostarczenia dokumentów do naszego działu księgowości, uważam za zasadny, gdyż nie możemy brać odpowiedzialności za to, kiedy nasz kontrahent nam je faktycznie wyśle. Jednak informowanie dostawcy o rozbieżnościach na fakturze w ostatniej chwili przed jej zapadalnością i oczekiwanie, ze termin zapłaty będzie biegł od początku w przypadku jej korekty, już niekoniecznie.

Opisane aspekty wpływania na terminy płatności, są jedynie wybranymi zagadnieniami, które warto wziąć pod uwagę negocjując kontrakt. W praktyce możliwości tych jest znacznie więcej.

 

Autor: Małgorzata Warda

//]]>