NOWA DATA NSC DIRECTOR CZYTAJ WIĘCEJ
Koronawirus a zarządzanie
Koronawirus a zarządzanie. Na co lider powinien szczególnie uważać?
26 października 2020
expose szefa
Najlepsze expose szefa. Kiedy i jak je przygotować?
29 października 2020

Efektywne spotkania biznesowe. Jak nie tracić czasu i wykorzystać możliwości?

Efektywne spotkania biznesowe

Efektywne spotkania biznesowe brzmią jak oczywistość. Okazuje się jednak, że w wielu przedsiębiorstwach nie wykorzystuje się ich potencjału i traci się na nie niepotrzebnie czas.

Dlaczego spotkania są istotne?

Efektywne spotkania biznesowe to przede wszystkim katalizatory budowania relacji. Z założenia mają przyspieszyć wymianę informacji, dać pole do przeprowadzenia „burzy mózgów”, a także pozytywnie wpłynąć na budowanie wzajemnego zaufania między nowymi partnerami. To istotny element biznesowego życia szczególnie w trudnych momentach dla przedsiębiorstw. Dzięki nim managerowie mogą wykazać się empatią, zmotywować pracowników, w klarowny sposób przedstawić sytuację firmy, ale również sprowokować dyskusję.

Dlaczego spotkania bywają nieefektywne?

Niestety, scenariusz ten nie zawsze pokrywa się z rzeczywistością. Niejednokrotnie spotkania finalnie wydają się być stratą czasu. O sprawach, które powinny zostać dokładnie omówione, dyskutuje się pobieżnie albo wgłębia się za bardzo w detale. Coś, co mogłoby być przekazane w inny, prostszy sposób w większym gronie zabiera więcej czasu.

Prosta matematyka pokazuje, że takie spotkania kosztują. Poświęcenie nawet godziny czasu kilku pracowników, to ich stawka godzinowa pomnożona przez liczbę uczestników. Jeśli jest ich przykładowo dziesięciu, a stawka godzinowa wynosi 50 zł, samo spotkanie to wydatek dla pracodawcy rzędu pół tysiąca złotych. Warto mieć w świadomości, że kiedy po raz kolejny przedłuża się niepotrzebnie meeting, cierpi na tym budżet firmy.

Jak przygotować się do spotkania?

Przede wszystkim należy się zastanowić, czy faktycznie są koniecznie. Może na omówienie tematu wystarczy szczegółowe rozpisanie danej sprawy w mailu? W pandemicznych czasach część z nich da się również zwołać dzięki alternatywnym metodom – na przykład Google Hangout, Zoom czy Skype. To ograniczy konieczność przemieszczania się, a więc i czas, który można spożytkować na inne zawodowe aktywności.

Co jeszcze warto zrobić? Przede wszystkim określić z góry cel spotkania, a także rozpisać sobie jego zakładany przebieg punkt po punkcie. Realne omawianie poszczególnych jego składowych z ludźmi z pewnością wpłynie na realizację założeń. Wcześniej przygotowane notatki pozwolą jednak usystematyzować tok rozmowy i pomogą odnaleźć się w ewentualnym chaosie.

Warto również pamiętać, by na meeting zaprosić jedynie osoby niezbędne. Niepotrzebny tłum odbierze pracownikom możliwość efektywnego wykorzystania swojego czasu pracy. Ponadto, dyskusja się wydłuży – w końcu ilu ludzi, tyle opinii. Żeby ta ostatnia była merytoryczna, warto oprzeć ją o wcześniej przygotowane materiały. Te dostarczone przed spotkaniem do jego uczestników, pozwolą im na prowadzenie dyskusji z wiedzą o najistotniejszych dla sprawy informacjach. Ponadto, będą mogli wcześniej przygotować się do dyskusji i wypracować swój punkt widzenia.

Przed rozpoczęciem spotkania należy również określić jego czas. Świadomość „skończoności” dyskusji pozwoli pracownikom skoncentrować się na sprawnym dążeniu do celu.

Trzymanie się planu i skrupulatne jego wypełnianie

Jak zapanować nad chaosem, który często towarzyszy spotkaniom? Pomóc mogą w tym:
– przypomnienie celu spotkania
– przypomnienie o czasie, który ma być przeznaczony na to spotkanie
– przedstawienie agendy spotkania
– nawoływanie do maksymalnej koncentracji
– oddelegowanie osoby odpowiedzialnej za robienie notatek
– skrupulatne rozdzielenie obowiązków wynikających ze spotkania

Te kilka kroków będzie pomocnych w ograniczeniu „ludzkich” odruchów, które w większych zgromadzeniach zachęcają do rozluźnienia i poruszania wątków pobocznych. Skupienie na zadaniu do wykonania pomoże usystematyzować tok spotkania i jednocześnie „wycisnąć” z niego jak najwięcej.

Efektywne spotkania biznesowe. Co po nich?

Przede wszystkim monitorować wprowadzanie postulatów na nim poruszanych w życie i kontrolować realizację poszczególnych tasków. Warto również przesłać podsumowanie do wszystkich uczestników, by mieć pewność, że każdy dostał potrzebne mu do dalszej pracy materiały.

National Sales Congress Director zmienia przyszłość

Już dziś dołącz do NSC Director i zmień przyszłość swojego zespołu. Rozwiń umiejętności przywódcze i stań się liderem, którego każdy chce naśladować!

Sprawdź nas także na Facebooku:

National Sales Congress

ZOBACZ RÓWNIEŻ:

Jak zmienia się przywództwo XXI wieku? O liderach w czasach kryzysu

//]]>