W każdej firmie powstają dokumenty – mogą to być akta personalne pracowników, faktury od klientów, procedury lub umowy. Archiwizacja dokumentacji jest więc jednym z elementów zarządzania danymi w firmie, a jej odpowiednie przeprowadzenie wpływa pośrednio na funkcjonowanie biznesu. Jak więc powinna wyglądać archiwizacja w praktyce?
Czym właściwie jest archiwizacja dokumentów i dlaczego jest ważna?
Dokumenty w firmie powinny zostać posortowane, skatalogowane, zwykle nadaje się im kategorie, które określają okres ich przechowywania. Prawidłowo przeprowadzona archiwizacja znacząco ułatwia odnajdywanie dokumentów, kiedy są potrzebne, a przy tym dobrze zabezpiecza dane poufne klientów, pracowników lub tajemnice handlowe. Dzięki temu ograniczamy ryzyko naruszenia np. przepisów RODO. Nadawanie kategorii dokumentom jest szczególnie przydatne w dużych firmach – pozwala szybko odnaleźć dane, które mogą zostać już zniszczone, ponieważ okres ich przechowywania upłynął. Archiwizacja dokumentów ma też na celu ich zabezpieczenie przed negatywnymi skutkami czynników zewnętrznych (np. zapyleniem, zawilgoceniem).
Jak przeprowadza się archiwizację dokumentacji?
Archiwizacja dokumentacji w dużych firmach może być szczególnie kłopotliwa – trzeba wygospodarować sporo czasu i dużo miejsca, jeśli dane mają być przechowywane w formie papierowej. W praktyce firma może nie mieć zasobów, aby samodzielnie zająć się tym tematem, dlatego wielu właścicieli biznesów decyduje się na skorzystanie z usług firm zewnętrznych. Klient może skorzystać z magazynów firmy zewnętrznej, jeśli sam nie posiada odpowiedniej przestrzeni. Do magazynu trafią dokumenty i tam będą przechowywane do momentu upłynięcia wymaganego okresu ich archiwizacji. Ofertę kompleksowej archiwizacji dokumentów w siedzibie klienta lub w siedzibie firmy można znaleźć na stronie https://procesy-biznesowe.impel.pl/zarzadzanie-dokumentami/archiwizacja-dokumentow/.
Specjaliści zajmujący się archiwizacją dokumentów nadają im kody kreskowe, na tym etapie określa się wymagany czas przechowywania danych. Następnie dokumenty trafiają do teczek, segregatorów lub pudeł, którym również nadaje się unikalne kody kreskowe. Kolejnym krokiem jest sporządzenie spisu i wprowadzenie danych do systemu, do którego klient może mieć zdalny dostęp. Na końcu dokumenty trafiają do miejsca ich przechowywania.
Dokumenty w formie cyfrowej, czyli digitalizacja danych
Dokument w wersji papierowej może zostać przekształcony w wersję cyfrową. To forma zdecydowanie trwalsza i znacznie lepiej zabezpieczona – dostęp do plików mogą mieć tylko upoważnieni pracownicy. Digitalizacja dokumentów przyczynia się do optymalizacji procesów. Pracownicy mają zdalny dostęp do informacji – mogą z łatwością wyszukać potrzebny dokument w komputerowym lub wirtualnym archiwum. Archiwizacja dokumentów w formie cyfrowej polecana jest dużym i małym firmom, ponieważ pozwala na oszczędność czasu i miejsca w biurze, a ponadto jest działaniem proekologicznym.
