Księga przychodów i rozchodów – przykład uzupełniania krok po kroku

Aby prawidłowo uzupełnić księgę przychodów i rozchodów, musisz umieć powiązać każdy dowód księgowy z właściwą kolumną i właściwą datą – dokładnie tu pojawia się najwięcej pomyłek. Wystarczy jednak kilka prostych zasad, aby samodzielnie wypełnić PKPiR krok po kroku i poprawnie wyliczyć dochód do opodatkowania. W tym artykule przeprowadzę Cię przez praktyczny przykład uzupełniania księgi, pokazując, jak wpisywać przychody, koszty, wynagrodzenia i spis z natury.

Co musisz wiedzieć zanim zaczniesz wypełniać PKPiR?

Od 2026 roku PKPiR co do zasady prowadzi się w formie elektronicznej w oparciu o urzędową strukturę logiczną, a papier pozostaje wyjątkiem dla wąskiej grupy podatników. Oznacza to, że zapisy w księdze muszą dokładnie odpowiadać wzorowi z rozporządzenia, w tym rozkładowi 19 kolumn i sposobowi prezentacji danych. Z kolei Urząd Skarbowy ocenia księgę pod kątem rzetelności i braku wad – od tego zależy, czy zaliczy Twoje koszty i zaakceptuje wyliczony dochód.

Warunkiem korzystania z tej formy ewidencji jest m.in. nieprzekroczenie limitu przychodów netto 2,5 mln euro w poprzednim roku oraz rozliczanie PIT według skali lub liniowo. Jeśli w 2025 roku przychody przekroczyły 10 646 500 zł, w 2026 roku musisz już prowadzić księgi rachunkowe, a nie podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Kto może prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów?

Księgę mogą prowadzić osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, pod warunkiem że nie przekroczyły ustawowego limitu przychodów. Korzystają z niej również osoby na umowach agencyjnych, wykonujące działalność na warunkach zlecenia, niektórzy duchowni oraz podatnicy działów specjalnych produkcji rolnej, jeśli złożyli stosowne zgłoszenie. Od formy opodatkowania zależy, czy księga jest obowiązkowa – przy zasadach ogólnych i podatku liniowym tak, przy ryczałcie czy karcie podatkowej już nie.

Jak wygląda układ 19 kolumn w PKPiR?

Aktualny wzór PKPiR zawiera 19 kolumn, z czego część przeznaczona jest na identyfikację dokumentu, a część na przychody, koszty i obliczenia pomocnicze. W skrócie – kolumny 1–8 opisują zdarzenie gospodarcze (numer, datę, kontrahenta, opis), kolumny 9–11 prezentują przychody, a 12–16 służą do ujęcia kosztów, w tym zakupu towarów, kosztów ubocznych, wynagrodzeń i pozostałych wydatków. Kolumny 17–19 są pomocnicze: jedna wolna, jedna dla kosztów B+R, a ostatnia na uwagi lub np. pobrane zaliczki.

Od 2026 roku dane z elektronicznej PKPiR mają być przekazywane do fiskusa w ujednoliconej strukturze – to z tej księgi powstaje specjalny plik kontrolny JPK_PKPiR.

Jak przygotować się do uzupełniania księgi przychodów i rozchodów?

Start z pustą księgą wymaga najpierw jej formalnego założenia – robisz to na dzień 1 stycznia lub na dzień faktycznego rozpoczęcia działalności w ciągu roku. Jednocześnie sporządzasz spis z natury na ten sam dzień, nawet jeśli to remanent zerowy, bo dopiero zestawienie tych danych pozwala prawidłowo ustalić dochód za cały okres. W PKPiR pierwszym wpisem staje się więc wartość remanentu początkowego, a kolejne pozycje to już bieżące operacje gospodarcze.

Do bieżącego wypełniania księgi potrzebne są przede wszystkim: faktury sprzedaży i zakupu, rachunki, raporty z kasy fiskalnej, dowody wewnętrzne oraz listy płac. Wszystkie te dokumenty muszą zawierać komplet wymaganych elementów – od danych stron i daty operacji po szczegółowy opis przedmiotu i wartości zdarzenia.

Jakie dokumenty stanowią podstawę zapisów w PKPiR?

Do najczęściej używanych dowodów księgowych należą: faktury VAT (w tym faktury RR), dokumenty celne, rachunki, noty księgowe, dowody opłat bankowych i pocztowych oraz raporty fiskalne z kasy. W przypadku otrzymania towaru przed fakturą sporządzasz opis lub specyfikację – musi zawierać ilość, rodzaj, cenę jednostkową i dane dostawcy, a później łączysz go z wystawioną fakturą. W niektórych sytuacjach dopuszczalne są też dowody wewnętrzne – np. przy rozliczaniu części kosztów mediów w mieszkaniu wykorzystywanym do działalności.

Jak prowadzić PKPiR w formie elektronicznej?

Przy księdze elektronicznej potrzebny jest program, który zapewni natychmiastowy wgląd do zapisów, możliwość wydruku pełnych danych według układu urzędowego oraz bezpieczne przechowywanie plików. Dane powinny być zapisywane nie tylko na dysku komputera, lecz także w kopii – np. na pendrive lub w chmurze – tak aby zabezpieczyć się na wypadek awarii sprzętu. Instrukcja obsługi programu (choćby w formie podręcznika) powinna być dołączona do dokumentacji księgowej, bo organy podatkowe mogą zażądać wyjaśnienia sposobu pracy z systemem.

Elektroniczna PKPiR prowadzona zgodnie ze wzorem rozporządzenia umożliwia automatyczne stworzenie pliku JPK_PKPiR, który przekazujesz Urząd Skarbowy po zakończeniu roku podatkowego.

Jak uzupełniać przychody w księdze przychodów i rozchodów?

Zapisy przychodów wykonujesz na podstawie faktur sprzedaży, raportów dobowych lub miesięcznych z kasy fiskalnej oraz innych dokumentów, które potwierdzają wpływy. Wpisów dokonujesz w języku polskim i w walucie polskiej, zgodnie z chronologią zdarzeń – nie później niż przed złożeniem deklaracji lub korekty za dany okres. Co ważne, zaliczek na poczet dostaw towarów lub usług nie ewidencjonujesz w PKPiR jako przychodu, dopóki nie dojdzie do sprzedaży.

Jak wypełnić kolumny przychodowe – przykład krok po kroku?

Wyobraź sobie, że 10 stycznia 2026 wystawiłeś fakturę sprzedaży towarów dla kontrahenta krajowego na kwotę 12 300 zł brutto. Aby wprowadzić ją do PKPiR, wykonujesz kolejno:

1. W kolumnie 1 wpisujesz kolejny numer zapisu, np. 15.
2. W kolumnie 2 podajesz datę uzyskania przychodu – 10.01.2026.
3. W kolumnie 3 zamieszczasz numer faktury, np. FV 1/01/2026.
4. W kolumnach 5–7 wpisujesz nazwę i adres nabywcy.
5. W kolumnie 8 wprowadzasz krótki opis zdarzenia – np. sprzedaż towarów handlowych.
6. W kolumnie 9 wykazujesz wartość przychodu ze sprzedaży, czyli 12 300 zł (jeśli VAT nie jest wyłączony z przychodu).
7. Kolumnę 10 pozostawiasz pustą – dotyczy pozostałych przychodów.
8. W kolumnie 11 księgujesz sumę przychodów z kolumn 9 i 10, czyli ponownie 12 300 zł.

Jeśli zamiast faktury masz sprzedaż ewidencjonowaną na kasie fiskalnej, podstawą wpisu w PKPiR jest raport dobowy lub miesięczny. Wówczas w kolumnie 3 możesz wpisać numer raportu, a w kolumnach przeznaczonych na dane kontrahenta pozostawić kreskę, bo sprzedaż jest detaliczna.

Jak ujmować zakupy materiałów i towarów handlowych?

Zakupy materiałów i towarów handlowych wpisujesz do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu – co najpóźniej oznacza 20. dzień następnego miesiąca, jeśli korzystasz z usług biura rachunkowego. W praktyce każdy taki wydatek wymaga jednoczesnego rozważenia, czy dotyczy towarów lub materiałów (kolumna 12), czy raczej kosztów ubocznych zakupu (kolumna 13). Brak faktury w dniu dostawy nie jest przeszkodą – sporządzasz opis przyjętego towaru i na jego podstawie dokonujesz wstępnego wpisu.

Jak zaksięgować fakturę zakupu towarów – przykład?

Załóżmy, że 5 lutego 2026 otrzymujesz towar handlowy razem z fakturą zakupu na kwotę 8 000 zł brutto, a transport wynosi 400 zł i widnieje na osobnej fakturze. W PKPiR robisz dwa wpisy:

• Faktura zakupu towaru – numer porządkowy, data, numer faktury, dane dostawcy, opis „zakup towarów handlowych”, kwotę 8 000 zł wykazujesz w kolumnie 12 „zakup materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu”.
• Faktura za transport – osobny numer pozycji, data, numer dokumentu, ten sam dostawca lub firma transportowa, opis „koszty transportu towarów”, kwotę 400 zł wpisujesz do kolumny 13 jako „koszty uboczne zakupu”.
• Przychodowe kolumny (9–11) pozostają przy tych pozycjach puste.
• Jeśli VAT jest dla Ciebie kosztem uzyskania przychodu, ujmujesz w kosztach kwoty brutto z faktur, a nie netto.

Kiedy materiał lub towar dociera przed fakturą, tworzysz opis zawierający rodzaj, ilość i cenę jednostkową, wpisujesz zakup do kolumny 12 na podstawie tego opisu, a później łączysz dokument z otrzymaną fakturą – numer faktury dopisujesz przy tej samej pozycji lub w kolumnie uwag.

Jak stosować metodę memoriałową przy kosztach?

Metoda memoriałowa wymaga podziału kosztów na bezpośrednie i pośrednie w odniesieniu do osiągniętych przychodów. Koszty pośrednie – jak czynsz, energia, szkolenia czy reklama – ujmujesz według daty wystawienia faktury lub innego dowodu, bo trudno powiązać je z konkretnym przychodem. Koszty bezpośrednie, np. zakup maszyn sprzedanych dalej w tym samym roku czy materiały do zrealizowanej usługi, przypisujesz do tego roku, w którym powstał przychód z nimi związany, nawet jeśli zapłata nastąpiła później.

Przy metodzie memoriałowej koszty bezpośrednie możesz zaliczyć do danego roku podatkowego najpóźniej do dnia złożenia zeznania rocznego – po tym terminie trafiają już do kosztów roku następnego.

Jak wpisywać wynagrodzenia i inne koszty działalności?

Wynagrodzenia pracowników i współpracowników ujmujesz na podstawie list płac, rachunków do umów cywilnoprawnych lub innych dokumentów potwierdzających wypłatę. Przy umowie o pracę znaczenie ma zarówno miesiąc, za który przysługuje wynagrodzenie, jak i termin wypłaty – tylko wypłata w terminie pozwala zaliczyć koszt do miesiąca, którego dotyczy. Z kolei wynagrodzenia zlecenia i dzieła są kosztem podatkowym dopiero w dacie faktycznej wypłaty lub postawienia do dyspozycji.

Inne koszty – jak czynsz, media, opłaty bankowe, składki ZUS po stronie pracodawcy czy amortyzacja – ujmujesz w kolumnie 15 jako „pozostałe wydatki”. Jeśli prowadzisz działalność w mieszkaniu, rozliczasz jedynie część wydatków (np. 1/4 czynszu i energii), a podstawą wpisu może być wewnętrzny dowód księgowy z wyliczoną proporcją.

Jak zaksięgować wynagrodzenie – przykład?

Pan Antoni wypłaca pensje 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu pracy. Wynagrodzenie brutto za styczeń 2026 w kwocie 9 000 zł wypłacił 6 lutego 2026. W PKPiR dokonuje następujących czynności:

• Na podstawie listy płac tworzy zapis z datą wypłaty – 6.02.2026.
• W kolumnie 8 wpisuje opis „wynagrodzenie za styczeń 2026 – lista płac”.
• Kwotę 9 000 zł umieszcza w kolumnie 14 „wynagrodzenie brutto”.
• Odpowiadające wynagrodzeniu składki pracodawcy na ZUS wykazuje w osobnym wpisie w kolumnie 15 jako pozostały wydatek.
• Ponieważ wypłata nastąpiła w ustawowym terminie, wynagrodzenie zalicza do kosztów stycznia.

Gdyby ta sama pensja została wypłacona 16 lutego, koszt rozpoznany byłby dopiero w lutym – mimo że dotyczy stycznia. Takie przesunięcia mają wpływ na wysokość zaliczek na podatek dochodowy w poszczególnych miesiącach.

Jak przeprowadzić spis z natury i zamknąć rok w PKPiR?

Spis z natury wykonujesz obowiązkowo m.in. na dzień rozpoczęcia działalności, 1 stycznia, 31 grudnia, przy likwidacji firmy czy zmianie wspólnika. Obejmuje on towary handlowe, materiały i surowce, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki oraz odpady – ale już nie środki trwałe ani wyposażenie, takie jak samochody czy komputery. Każdy element remanentu wpisujesz na arkuszu ze wskazaniem ilości, jednostki miary i ceny jednostkowej, a następnie wyceniasz całość w ciągu 14 dni od sporządzenia spisu.

Wartość remanentu początkowego ujmujesz w ostatniej pozycji PKPiR za poprzedni rok, a jednocześnie jako pierwszą pozycję w księdze na rok następny. W praktyce przyjmuje się, że spis z natury wpisuje się w kolumnie 12 – jako „zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu” – choć jest to technologia uproszczona. Jeśli remanent jest zerowy, wpisujesz „0 zł”, bo brak towarów również wpływa na kalkulację kosztów.

Jak na podstawie PKPiR ustalić dochód roczny – przykład?

Dochód za rok ustalasz na podstawie podsumowanych kolumn księgi oraz wartości remanentu początkowego i końcowego. Schemat wygląda następująco:

• Przychód – suma z kolumny 11 za cały rok.
• Spis z natury na początek roku – wartość remanentu początkowego.
• Zakupy towarów i materiałów – suma kolumn 12 i 13.
• Spis z natury na koniec roku – wartość remanentu końcowego.
• Pozostałe wydatki – suma kolumny 16.

Załóżmy, że Pan Józef ma następujące dane za 2026 rok: przychód 585 000 zł (kolumna 11), remanent początkowy 50 000 zł, zakupy i koszty uboczne łącznie 205 000 zł, remanent końcowy 70 000 zł, pozostałe wydatki 100 000 zł. Koszty uzyskania przychodów wynoszą więc 50 000 + 200 000 + 5 000 – 70 000 + 100 000 = 285 000 zł. Dochód do opodatkowania wyliczasz jako 585 000 – 285 000 = 300 000 zł i tę kwotę przenosisz następnie do zeznania rocznego.

Wynik spisu z natury bezpośrednio wpływa na koszty uzyskania przychodów – wyższy remanent końcowy zmniejsza koszty, a remanent początkowy je zwiększa.

Jak ułatwić sobie uzupełnianie księgi przychodów i rozchodów?

Systemy online – działające podobnie jak arkusze kalkulacyjne, ale z wbudowanymi schematami księgowymi – znacząco przyspieszają pracę przy PKPiR. Po wprowadzeniu faktur sprzedaży i zakupu program automatycznie rozpoznaje rodzaj zdarzenia i wpisuje wartości do odpowiednich kolumn, zgodnych z rozporządzeniem. Dzięki temu minimalizujesz ryzyko, że koszt trafi nie tam, gdzie trzeba, a plik kontrolny generowany na koniec okresu będzie spójny z wymaganiami fiskusa.

W 2026 roku największą korzyścią z takich narzędzi jest możliwość jednoczesnego prowadzenia księgi, kontroli limitów i automatycznego tworzenia JPK_PKPiR. To właśnie ten plik, oparty na danych z Twojej księgi, na żądanie trafi do Urzędu Skarbowego – dlatego każdy krok przy uzupełnianiu pozycji warto wykonywać starannie i konsekwentnie według opisanych zasad.