Wykorzystanie urlopu w okresie wypowiedzenia – zasady i przepisy

W okresie wypowiedzenia pracodawca może jednostronnie wysłać Cię na urlop wypoczynkowy, a Ty masz obowiązek go wykorzystać w granicach określonych przez art. 167(1) KP i przepisy o proporcjonalnym wymiarze. Nie wolno jednak łączyć urlopu z zwolnieniem z obowiązku świadczenia pracy w tym samym czasie, a za każdy niewykorzystany dzień po rozwiązaniu umowy należy się ekwiwalent pieniężny. Jeśli chcesz świadomie zaplanować ostatnie tygodnie zatrudnienia i uniknąć sporów z przełożonym, przeczytaj ten poradnik do końca.

Jakie są podstawowe zasady urlopu wypoczynkowego?

Kodeks Pracy gwarantuje każdej osobie zatrudnionej na umowę o pracę coroczny, płatny i nieprzerwany wypoczynek. Chodzi o konkretny, roczny limit dni wolnych – 20 lub 26 – w których nie wykonujesz obowiązków służbowych, a mimo to zachowujesz prawo do wynagrodzenia na takim poziomie, jak podczas normalnej pracy. Do podstawy urlopowej wlicza się nie tylko stała pensja, ale także zmienne składniki, np. premie czy dodatki za nadgodziny, liczone z odpowiedniego okresu poprzedzającego.

Prawo do wypoczynku ma charakter osobisty. Nie możesz się go zrzec, „sprzedać” pracodawcy zamiast wolnego ani przekazać innej osobie. Każda próba umownego zrzeczenia się urlopu jest z mocy prawa nieważna, a w jej miejsce i tak stosuje się przepisy ustawowe. Dlatego nawet jeśli w przeszłości zgodziłeś się „nie brać urlopu, tylko dostać więcej do pensji”, formalnie takie ustalenie nie wywołuje skutków prawnych.

Urlop co do zasady powinien być wykorzystywany „w naturze”, czyli w dniach wolnych od pracy. Pieniądz wchodzi w grę dopiero wtedy, gdy dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy i nie ma już realnej możliwości udzielenia wolnego. Wtedy na scenę wchodzi ekwiwalent pieniężny, który rekompensuje brak czasu na wypoczynek, ale nie zastępuje go w trakcie trwania zatrudnienia.

Jak działa przymusowy urlop w okresie wypowiedzenia?

W momencie złożenia wypowiedzenia – niezależnie, czy robi to pracodawca, czy pracownik – otwiera się pracodawcy specjalne uprawnienie z art. 167(1) KP. Ten przepis przewiduje, że w okresie wypowiedzenia możesz zostać zobowiązany do wykorzystania przysługującego Ci urlopu, jeśli przełożony go udzieli jednostronną decyzją. Nie jest potrzebny Twój wniosek ani zgoda, a termin wskazuje szef, nawet jeśli nie pokrywa się to z planem urlopów.

Art. 167(1) KP daje pracodawcy prawo narzucenia urlopu w okresie wypowiedzenia, a pracownikowi – obowiązek jego wykorzystania w tym czasie, o ile został udzielony.

Stanowisko to potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku SN II PK 302/10, wskazując, że decyzja o udzieleniu urlopu w czasie wypowiedzenia zależy wyłącznie od pracodawcy. Nie ma znaczenia długość wypowiedzenia, osoba składająca oświadczenie czy też wcześniejsze ustalenia z planu urlopów. Liczy się aktualna wola przełożonego, wyrażona w sposób jasny i zrozumiały dla zatrudnionego.

Przymusowy urlop w okresie wypowiedzenia może obejmować zarówno wolne bieżące (w wymiarze proporcjonalnym do przepracowanej części roku), jak i zaległe, które przysługują w całości. Jeśli jednak czasu do końca umowy jest za mało, aby „wybrać” wszystkie dni, pracodawca ma obowiązek dopłacić resztę w formie pieniędzy. Nie może po prostu „wykreślić” niewykorzystanej części z ewidencji.

Jak liczyć wymiar urlopu w roku zakończenia pracy?

W roku, w którym stosunek pracy się kończy, bieżący limit nie przysługuje już w pełnym, rocznym rozmiarze. Stosuje się zasadę proporcji z art. 155¹ KP – dzieli się roczny wymiar przez 12 miesięcy, a następnie mnoży przez liczbę miesięcy zatrudnienia u danego pracodawcy w tym roku kalendarzowym. Wynik zawsze zaokrągla się w górę do pełnego dnia, o ile nie jest to pierwsza praca w życiu.

Przykładowo osoba z 20-dniowym limitem rocznym, która odejdzie w październiku, ma prawo do 17 dni urlopu bieżącego: 20 / 12 × 10 miesięcy = 16,67, czyli 17 dni. Do tego dochodzi ewentualny urlop zaległy z poprzednich lat, który nie ulega proporcjonalnemu obniżeniu. W praktyce w okresie wypowiedzenia można więc „wymusić” na pracowniku całe zaległe wolne oraz część aktualnego limitu, zgodnie z wyliczeniem proporcjonalnym.

Czy niewykorzystany urlop przechodzi do nowego pracodawcy?

Niewykorzystany urlop nie „idzie” razem z Tobą do kolejnego miejsca pracy. Po rozwiązaniu umowy poprzedni pracodawca musi rozliczyć całe Twoje prawo urlopowe – albo w naturze do końca zatrudnienia, albo przez wypłatę pieniędzy. Wyjątek pojawia się tylko wtedy, gdy obie strony z góry ustalą, że pozostała część urlopu zostanie wykorzystana w trakcie kolejnej umowy zawartej z tym samym podmiotem, bez choćby jednodniowej przerwy. Jeśli choć jeden dzień wypadnie poza stosunkiem pracy, trzeba wypłacić ekwiwalent, a nowy pracodawca zaczyna liczyć urlop według własnego stażu.

Jakie są granice decyzji pracodawcy w okresie wypowiedzenia?

Decyzja przełożonego o wysłaniu na urlop w okresie wypowiedzenia jest jednostronna, ale nie dowolna. Musi mieścić się w ramach wskazanych przez Kodeks Pracy – głównie w art. 167(1) KP oraz przepisach o proporcjonalnym wymiarze i terminie wykorzystania zaległego urlopu. Nie można więc nakazać urlopu „na zapas”, którego pracownikowi jeszcze nie przyznano, ani przekroczyć limitu wynikającego z wyliczeń rocznych.

Odrębnie funkcjonuje instytucja, jaką jest zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy. Tu także decyzja należy do pracodawcy, który może uznać, że dalsza obecność pracownika w firmie niesie ryzyko dla interesów przedsiębiorstwa – przykładowo przy konfliktach personalnych czy dostępie do wrażliwych danych. Ten stan nie jest jednak tożsamy z urlopem i służy innemu celowi, co mocno podkreślają komentatorzy prawa pracy.

Przepisy i orzecznictwo zgodnie wskazują, że zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy i urlop wypoczynkowy są instytucjami konkurencyjnymi – nie wolno ich stosować jednocześnie w tym samym okresie.

Dlaczego nie można łączyć urlopu ze zwolnieniem z obowiązku pracy?

Dominujący pogląd doktryny, potwierdzony m.in. w komentarzach i stanowisku Głównego Inspektoratu Pracy, jest jednoznaczny: albo urlop, albo zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy. Obie instytucje prowadzą do braku obowiązku świadczenia pracy, lecz mają odmienny cel – wypoczynek i regenerację sił w pierwszym wypadku oraz odsunięcie zatrudnionego od wykonywania zadań z uwagi na interes pracodawcy w drugim. Z tego powodu przełożony nie może „podwójnie” kwalifikować tego samego okresu.

Sąd Najwyższy w wyroku SN I PK 40/16 zwrócił uwagę, że pracodawca ma swobodę zmiany sytuacji prawnej pracownika w okresie wypowiedzenia. Może więc przerwać wcześniej udzielone zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy i w jego miejsce wyznaczyć urlop wypoczynkowy na podstawie art. 167(1) KP – pod warunkiem, że zrobi to jasno i jednoznacznie, tak aby wyraźnie dało się odróżnić te okresy. W praktyce poprawna kolejność to najpierw udzielenie urlopu, a dopiero po jego zakończeniu zwolnienie z obowiązku pracy do końca wypowiedzenia.

Jeśli szef próbuje „podliczyć” ten sam czas jako urlop i jednocześnie jako zwolnienie, naraża się na spór. W razie kontroli inspekcji pracy lub procesu sąd pracy oceniałby faktyczną treść oświadczeń woli i sposób ich zakomunikowania. Niejasne sformułowania mogą więc obrócić się przeciwko pracodawcy – wątpliwości interpretuje się zwykle na korzyść zatrudnionego.

Czy można zmusić do urlopu przy wypowiedzeniu zmieniającym?

Inaczej wygląda sytuacja przy wypowiedzeniu warunków pracy lub płacy z art. 42 KP. Dopóki taka zmiana nie prowadzi do definitywnego zakończenia stosunku pracy, nie wolno jednostronnie nakazać urlopu w trybie art. 167(1) KP. Ten przepis wiąże się bowiem wyłącznie z rozwiązaniem umowy, a nie jej modyfikacją. Dopiero od chwili, gdy pracownik odmówi przyjęcia nowych warunków w ustawowym terminie i wypowiedzenie zmieniające przekształci się w zwykłe rozwiązanie umowy, pracodawca zyskuje prawo wysłania go na bieżący i zaległy urlop w okresie pozostałym do końca stosunku pracy.

Jak działa ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2026 roku?

Jeśli do dnia rozwiązania umowy nie uda się udzielić całego należnego urlopu wypoczynkowego, wchodzą w grę pieniądze. W takim wypadku pracodawca musi wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane dni. Obowiązek ten dotyczy każdej formy zakończenia stosunku pracy – wypowiedzenia przez pracodawcę lub pracownika, rozwiązania za porozumieniem stron, wygaśnięcia umowy czy też jej rozwiązania bez wypowiedzenia. Wyjątek występuje tylko wtedy, gdy strony uzgodnią ciągłość zatrudnienia u tego samego pracodawcy i „przeniesienie” urlopu na kolejną umowę bez żadnej przerwy.

Od 27 stycznia 2026 r. zmieniły się zasady wypłaty tego świadczenia. Nowe brzmienie art. 171 § 4–5 KP wiąże termin wypłaty ekwiwalentu z terminem wypłaty wynagrodzenia obowiązującym w zakładzie pracy. Co do zasady pieniądze za urlop powinny zostać wypłacone razem z ostatnią pensją – nie później niż 10. dnia następnego miesiąca. Jeśli jednak dzień standardowej wypłaty wypada jeszcze przed ustaniem stosunku pracy i nie dałoby się wtedy prawidłowo policzyć niewykorzystanego limitu, pracodawca ma czas 10 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia umowy, aby wypłacić należność.

Wysokość ekwiwalentu oblicza się z zastosowaniem wskaźników urlopowych określonych w przepisach wykonawczych. Podstawę stanowi przeciętne wynagrodzenie z odpowiedniego okresu – dla składników stałych z miesiąca ustania stosunku pracy, a dla zmiennych z kilku poprzednich miesięcy, w zależności od rodzaju dodatków. Z technicznego punktu widzenia każda niewykorzystana godzina urlopu przeliczana jest na kwotę, którą trzeba dopłacić przy końcowym rozliczeniu.

Czy grożą sankcje za nieudzielenie urlopu?

Pracodawca, który uporczywie nie udziela wypoczynku albo bezpodstawnie obniża jego wymiar, naraża się nie tylko na roszczenia cywilne, ale też na odpowiedzialność wykroczeniową. Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 2 KP za odmowę udzielenia należnego urlopu grozi kara grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Inspektor pracy może w takiej sytuacji skierować wniosek o ukaranie do sądu, a powtarzające się naruszenia mocno obciążają wiarygodność firmy.

Jak choroba i inne zdarzenia wpływają na urlop w wypowiedzeniu?

Urlop wypoczynkowy może zostać przerwany z przyczyn przewidzianych w przepisach, a najczęstsza z nich to niezdolność do pracy potwierdzona zwolnieniem lekarskim. Jeżeli zachorujesz w trakcie wykorzystania urlopu w okresie wypowiedzenia, dni pokrywające się z okresem L4 nie są traktowane jako wypoczynek – stają się okresem choroby, za który przysługuje wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek. Niewykorzystana część urlopu przechodzi do rozliczenia końcowego, co w praktyce oznacza konieczność wypłaty ekwiwalentu po ustaniu zatrudnienia.

Pracodawca nie może „przemilczeć” przerwanego z powodu choroby urlopu – musi rozliczyć te dni jak nieprzepracowane z tytułu niezdolności do pracy, a pozostały wymiar wypłacić w formie ekwiwalentu lub udzielić w naturze przed ustaniem umowy.

Nie wolno też udzielać urlopu w okresie trwającej niezdolności do pracy z powodu choroby. Gdy więc pracownik przebywa już na zwolnieniu lekarskim, nie można „dołożyć” mu w tym samym czasie wypoczynku. Taka próba spotkałaby się zapewne z interwencją inspekcji pracy albo z zakwestionowaniem przez sąd w razie sporu. Harmonogram na okres wypowiedzenia zawsze trzeba więc projektować z uwzględnieniem realnego stanu zdrowia i aktualnych orzeczeń lekarskich.