Skuteczne zarządzanie firmą, szybki przepływ informacji, efektywne wykorzystanie zasobów czy bezpieczeństwo danych to kluczowe elementy na drodze do sukcesu w biznesie. Jednym z narzędzi, które pozytywnie wpływa na wszystkie te czynniki, jest e-podpis. To proste rozwiązanie, zapewniające szereg korzyści. Sprawdź, czym jest podpis elektroniczny, dowiedz się, jakie może mieć zastosowanie, i poznaj wszystkie jego zalety.
E-podpis – do czego się przyda?
Podpis elektroniczny to cyfrowy odpowiednik tradycyjnego, ręcznego podpisu. Składany jest na e-dokumentach przez osobę fizyczną. Co ważne, nie należy utożsamiać go z podpisem zaufanym, z którego korzystać możemy wyłącznie w kontaktach z podmiotami administracji publicznej. E-podpis jest dużo bardziej uniwersalny i ma znacznie szersze zastosowanie. W biznesie stosuje się go do sygnowania dokumentacji firmowej, w tym:
-
umów i dokumentów pracowniczych – umów o pracę, aneksów, porozumień, dokumentów dotyczących świadczeń pracowniczych,
-
dokumentów księgowych – faktur, zamówień, umów kredytowych, raportów, zestawień i sprawozdań finansowych,
-
umów handlowych – umów sprzedaży, najmu, licencyjnych, umów o współpracy,
-
dokumentów operacyjnych – raportów, protokołów, dokumentacji projektowych, biznesplanów,
-
dokumentów HR – dokumentów związanych z zatrudnieniem, ocen pracowniczych, planów szkoleniowych, regulaminów,
-
dokumentacji prawnej – pełnomocnictw, umów poufności (NDA), umów partnerskich czy dotyczących własności intelektualnej,
-
dokumentacji wewnętrznej i zewnętrznej – pism urzędowych, pism do klientów, zapytań ofertowych, korespondencji biznesowej.
Wdrożenie podpisu elektronicznego w firmie – co zyskujesz?
Oszczędności na wielu poziomach
Wynikające z implementacji e-podpisu oszczędności mają dość szeroki zakres. Podpis elektroniczny przyczynia się do znacznego ograniczenia konieczności drukowania i przesyłania dokumentów w tradycyjnej formie. Przynosi to oszczędność pieniędzy, które musielibyśmy zainwestować w zakup papieru oraz wydruki, a także czasu i miejsca, które w standardowych warunkach musimy przeznaczyć na gromadzenie dokumentów. Te, opatrzone podpisem elektronicznym, przechowywane są na specjalnej platformie, do której dostęp mamy 24 godziny na dobę.
Błyskawiczna wymiana umów
Z e-podpisem zawieranie umów na odległość staje się naprawdę szybkie i bezproblemowe. Wymiana umów polega na złożeniu podpisu elektronicznego przez jedną stronę i przesłanie jej droga mailową do drugiego z sygnatariuszy. A wszystko to bez konieczności angażowania pracowników czy innych pośredników.
Pełne bezpieczeństwo
E-podpis uznaje się za najbezpieczniejszy sposób podpisywania dokumentów, z uwagi na stosowane w całym procesie zabezpieczenia, których wykorzystanie nie jest możliwe w przypadku tradycyjnych dokumentów.
Jak działa podpis elektroniczny? Jak go uzyskać?
Podpisane podpisem elektronicznym dokumenty mają tę samą moc prawną, co dokumenty opatrzone podpisem odręcznym. Sygnowane są natomiast za pomocą tabletu z warstwą biometryczną lub dedykowanej platformy online. Uzyskanie e-podpisu jest bardzo proste i polega na skorzystaniu z oferty dowolnie wybranego dostawcy usług zaufania, działającego na polskim rynku.
Materiał zewnętrzny
